Politika zasebnosti

1. Upravljavec osebnih podatkov

Za vprašanja glede zasebnosti ali uveljavljanje pravic se lahko obrnete na navedeni e-poštni naslov.

2. Področje uporabe

Ta politika velja za spletno stran fandl.si, spletna povpraševanja in komunikacijo s podjetjem FANDL ter za mobilno in drugo programsko opremo FANDL OS.

Če FANDL OS uporabljate v okviru drugega podjetja ali organizacije, lahko ta organizacija za del podatkov svojih zaposlenih, sodelavcev ali strank nastopa kot upravljavec, FANDL pa kot pogodbeni obdelovalec. Za interne namene obdelave se lahko obrnete tudi na svojega delodajalca oziroma skrbnika FANDL OS.

3. Katere podatke lahko obdelujemo

Glede na uporabljene funkcije lahko obdelujemo:

• identifikacijske in kontaktne podatke: ime, priimek, e-poštni naslov, telefonsko številko ter podatke podjetja ali organizacije;
• podatke uporabniškega računa: identifikator računa, pripadnost podjetju, vlogo, dovoljenja, nastavitve ter podatke, potrebne za prijavo in varno upravljanje seje;
• poslovne in projektne podatke: podatke strank, projektov, lokacij, ponudb, računov, nalogov, dodelitev, dnevnikov, garancij in drugih poslovnih evidenc;
• evidence delovnega časa: začetke in konce dela, odmore, povezavo s projektom, spremembe in revizijske podatke;
• lokacijske podatke pri štemplanju: trenutno lokacijo naprave, natančnost meritve, čas zajema ter rezultat preverjanja glede na lokacijo projekta, kadar uporabnik dovoli dostop do lokacije;
• fotografije, dokumente in datoteke: projektne fotografije, priloge, PDF-je, ponudbe, račune, dokazila in drugo naloženo vsebino;
• komunikacijske podatke: sporočila, komentarje, omembe, opombe in drugo vsebino komunikacije;
• podatke za obvestila: tehnične identifikatorje naprave oziroma potisnih obvestil in podatke, potrebne za dostavo obvestila;
• podatke pri uporabi FANDL Copilota: vprašanja, navodila in izbrani projektni ali dokumentni kontekst, potreben za izvedbo zahteve;
• tehnične, varnostne in revizijske podatke: podatke o dostopu, napakah, sinhronizaciji, varnostnih dogodkih in revizijskih sledeh, potrebnih za delovanje in zaščito sistema.

4. Lokacija in GPS pri evidenci delovnega časa

FANDL OS lahko ob začetku, koncu ali drugi spremembi evidence delovnega časa na zahtevo uporabnika pridobi trenutno lokacijo naprave. Uporablja se za povezovanje evidence delovnega časa z lokacijo projekta, preverjanje konteksta štemplanja in sledljivost evidence.

FANDL OS ne uporablja lokacije v ozadju in ne izvaja neprekinjenega GPS-sledenja. Lokacija se pridobi v ospredju ob konkretnem dejanju uporabnika. Če uporabnik lokacije ne dovoli, lokacijske storitve niso na voljo ali meritev ni dovolj natančna, se lahko dogodek še vedno zabeleži brez lokacijskega dokaza, kadar veljavna pravila organizacije ne določajo drugače.

5. Kamera, fotografije, dokumenti in datoteke

FANDL OS lahko z dovoljenjem uporabnika uporablja kamero, fotografije oziroma izbirnik datotek za dokumentiranje izvedenih del in nalaganje projektnih vsebin. Vsebina se lahko poveže s projektom, uporabnikom, časom, komentarji in drugimi poslovnimi evidencami.

Uporabnik oziroma organizacija mora imeti ustrezno podlago za zajem in nalaganje osebnih podatkov drugih oseb, ki so razvidne iz fotografij, dokumentov ali druge vsebine.

6. FANDL Copilot in umetna inteligenca

FANDL OS lahko vključuje funkcije umetne inteligence za pripravo osnutkov, povzetkov, obdelavo dokumentov, predloge napredka in druga poslovna opravila. Za izvedbo zahteve se lahko obdelajo uporabnikovo navodilo in podatki, potrebni kot kontekst konkretne naloge.

Kadar je za izvedbo AI-funkcije potreben zunanji ponudnik, se mu lahko posredujejo podatki, potrebni za izvedbo konkretne zahteve, ob upoštevanju ustreznih pogodbenih in varnostnih zahtev. Pomembne poslovne spremembe, ki jih predlaga AI, lahko zahtevajo potrditev uporabnika.

7. Nameni obdelave

Podatke lahko obdelujemo za:

• ustvarjanje, upravljanje in zaščito uporabniških računov;
• zagotavljanje funkcionalnosti FANDL OS in izvajanje pogodbenih storitev;
• upravljanje projektov, nalog, ekip, dokumentacije in poslovnih procesov;
• evidentiranje delovnega časa in povezovanje evidence s projektnim kontekstom;
• komunikacijo, komentarje, sodelovanje in dostavo obvestil;
• pripravo ponudb, računov, poročil in drugih poslovnih dokumentov;
• zagotavljanje AI-podprtih funkcij na zahtevo uporabnika;
• sinhronizacijo, odpravljanje napak, varnost, preprečevanje zlorab in vodenje revizijskih sledi;
• podporo uporabnikom;
• odziv na spletna povpraševanja, pripravo ponudb in izvedbo storitev podjetja FANDL;
• izpolnjevanje zakonskih, računovodskih, davčnih in drugih obveznosti.

8. Pravne podlage

Podatke obdelujemo, kadar obstaja ustrezna pravna podlaga, zlasti:

• izvajanje pogodbe ali ukrepov pred sklenitvijo pogodbe;
• izpolnjevanje zakonskih obveznosti;
• zakoniti interes, na primer za varnost sistema, preprečevanje zlorab, podporo in zaščito pravnih zahtevkov, kadar nad takim interesom ne prevladajo pravice posameznika;
• soglasje, kadar je to zahtevano oziroma primerno za posamezno obdelavo.

Dovoljenje operacijskega sistema za uporabo lokacije, kamere ali obvestil samo po sebi ni nujno pravna podlaga za obdelavo po predpisih o varstvu osebnih podatkov; pravna podlaga je odvisna od konkretnega namena in razmerja med posameznikom, organizacijo in FANDL.

9. Prejemniki in ponudniki storitev

Osebnih podatkov ne prodajamo. Za delovanje storitev lahko uporabljamo ponudnike gostovanja in podatkovnih baz, distribucije mobilnih aplikacij in potisnih obvestil, umetne inteligence, e-poštnih, diagnostičnih ali varnostnih storitev ter strokovne izvajalce, kadar je to potrebno.

Podatke lahko razkrijemo tudi državnim organom ali drugim upravičencem, kadar to zahteva zakon. Ponudnikom omogočimo dostop le v obsegu, potrebnem za izvajanje njihovih storitev, in ob upoštevanju ustreznih pogodbenih ter varnostnih zahtev.

10. Prenosi podatkov izven EGP

Nekateri ponudniki tehnologije ali njihove podružnice lahko podatke obdelujejo tudi zunaj Evropskega gospodarskega prostora. Kadar pride do takega prenosa, se uporabijo ustrezni pravni mehanizmi in zaščitni ukrepi, ki jih omogoča veljavna zakonodaja, na primer sklep o ustreznosti ali standardne pogodbene klavzule, kadar so potrebne.

11. Hramba in izbris podatkov

Osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namen obdelave, zagotavljanje storitve, varnost, reševanje sporov in izpolnjevanje zakonskih obveznosti. Različne kategorije podatkov imajo lahko različne roke hrambe.

Podatki, ki jih moramo hraniti zaradi računovodskih, davčnih, delovnopravnih ali drugih predpisov, se lahko hranijo tudi po prenehanju uporabniškega računa ali poslovnega razmerja. Varnostne kopije in revizijske evidence se lahko izbrišejo z zamikom v skladu z običajnim ciklom hrambe in varnostnimi zahtevami.

Zahtevo za izbris uporabniškega računa ali osebnih podatkov lahko pošljete na info@fandl.si. Če račun upravlja vaš delodajalec ali druga organizacija, bo morda treba zahtevo nasloviti tudi na njenega skrbnika.

12. Varnost podatkov

Uporabljamo razumne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, izgubo, spremembo ali razkritjem. Ti lahko vključujejo avtentikacijo, nadzor dostopa in dovoljenj, varno komunikacijo, revizijske sledi, ločevanje podatkov organizacij, varnostno kopiranje ter spremljanje napak in varnostnih dogodkov.

Noben informacijski sistem ne more zagotoviti absolutne varnosti, zato ukrepe prilagajamo tveganjem in razvoju storitve.

13. Piškotki in spletna analitika

Spletna stran lahko uporablja nujne piškotke ter, kadar je to dejansko omogočeno in je pridobljena ustrezna privolitev, analitične ali druge nenujne tehnologije. Podrobnosti o uporabljenih piškotkih in možnostih izbire so lahko dodatno predstavljene v obvestilu oziroma nastavitvah piškotkov na spletni strani.

14. Vaše pravice

V skladu z veljavno zakonodajo lahko glede na okoliščine zahtevate:

• dostop do osebnih podatkov in kopijo podatkov;
• popravek netočnih ali nepopolnih podatkov;
• izbris osebnih podatkov;
• omejitev obdelave;
• prenosljivost podatkov, kadar so izpolnjeni pogoji;
• ugovor obdelavi, ki temelji na zakonitem interesu;
• preklic soglasja za prihodnjo obdelavo, kadar obdelava temelji na soglasju.

Za uveljavljanje pravic pišite na info@fandl.si. Pred obravnavo zahteve lahko zaradi zaščite podatkov preverimo vašo identiteto.

Če menite, da je bila obdelava vaših osebnih podatkov nezakonita, imate pravico vložiti pritožbo pri pristojnem nadzornem organu za varstvo osebnih podatkov.

15. Otroci

FANDL OS je poslovna aplikacija in ni namenjena otrokom. Storitev ni zasnovana za zavestno zbiranje osebnih podatkov otrok kot samostojnih uporabnikov.

16. Spremembe politike

To politiko lahko občasno posodobimo zaradi sprememb funkcionalnosti, ponudnikov, zakonodaje ali načina obdelave. Veljavna različica bo vedno objavljena na tej strani, pri pomembnih spremembah pa bomo po potrebi zagotovili dodatno obvestilo.

Zadnja posodobitev: 11. avgust 2026